Työvuorosuunnittelu

Työvuorojen suunnittelu tapahtuu Aikajanan päävalikosta Työvuorolistat -kuvakkeella avattavalla työvuoronäytöllä. Ensimmäisenä avautuu työvuorolistojen alkutiedot -ikkuna, jossa valitaan avattava osasto (joko yksittäinen tai -Kaikki-). Oletuksena näkyy Muokkaa -vaihtoehto, jolloin ohjelma tarjoaa muokattavaksi valitun osaston viimeksi alustettua viikkoa. Mikäli näytölle halutaan avata jokin muu  aikaisemmin alustettu viikko, voidaan  vuosi ja viikko vaihtaa. Uusi-valinta avaa valitun osaston ensimmäisen uuden, vielä alustamattoman viikon. Vuorot voidaan avata joko jana- tai lukujärjestysnäytölle.

Kuva. Työvuorolistojen alkutiedot.

Viikon alustaminen

Avattaessa työvuorojen suunnittelunäytöltä uusi viikko, ohjelma alustaa sille automaattisesti vuorot. Alustus tapahtuu ohjelmaan tätä ennen syötettyjen ylläpitotietojen ja  muuttuvien tietojen perusteella (Asetukset, Osastot, Työntekijät, Lomat, Budjetointi, Tasoittumisjaksot).  Uuden viikon avaaminen näytölle = alustaminen =  ko. viikon vuorot on suunniteltu  ja Aikajana tallentaa tiedot tietokantaan siirryttäessä toiselle viikolle tai suljettaessa jananäyttö.  

Mikäli henkilön vuoroksi on valittu aamu/ilta, alustettava vuoro vaihtuu viikoittain. Työpäiviksi ohjelma suunnittelee päivät, jotka on määritelty henkilön työpäiviksi Työntekijätiedoissa, paitsi jos päivä  merkitty vapaa- tai lomapäiväksi lomien ja vapaiden syöttöikkunassa tai se on  alustettu henkilön viikkovapaaksi.

Tuntimääräksi jokaiselle päivälle alustuvat työntekijätietoihin syötetyt työsopimustunnit jaettuna henkilölle määriteltyjen  työpäivien määrällä, kuitenkin maksimissaan viidellä. Mikäli tasoittumisjaksojen suunnittelussa henkilön viikkotunneiksi on suunniteltu sopimuksesta poikkeava tuntimäärä, ohjelma käyttää alustuksessa tätä tuntimäärää.   

Vuoron alkamis- tai päättymisajankohta määräytyy asetuksissa/osaston vuororyhmissä olevien vuoroaikojen perusteella. Aamu- ja päivävuorosta on määritelty alkuaika ja iltavuorosta sen päättymisaika. Lauantaille ja sunnuntaille alustettaviin vuoroihin ohjelma ottaa huomioon toimipaikan aukioloaikojen rajoitukset mutta toiminto voidaan tarvittaessa kiertää, ks. Sunnuntai-aukiolo.

Jos henkilö on määritelty opiskelijaksi tai hänelle ei ole määritelty viikkotunteja, ei vuoroja alustu. Poikkeuksena ovat lomasuunnittelussa määritellyt päivät, jotka alustetaan normaalisti. Muut vuorot suunnitellaan ja piirretään hiirellä suoraan suunnittelunäytölle. Ellei vuoroja suunnitella, ne lasketaan palkattomiksi vapaiksi tai ”tyhjiksi” Asetuksiin tehdyn valinnan mukaan.

Kun ohjelma on alustanut viikon, voi työvuorolistojen suunnittelija muokata listaa. Koko viikon tai yksittäisen päivän vuorot voidaan vaihtaa, päivän pituutta ja alkamis-/päättymisaikoja muuttaa, vapaapäiviä siirtää, lisätä ja poistaa sekä työpäivän tyyppi vaihtaa toiseksi. Myös henkilön osastoa voidaan vaihtaa päiväkohtaisesti tai vain osalle päivää. Mikäli muutoksia ei tehdä, työvuorot voidaan tulostaa suoraan ohjelman suunnittelemassa muodossa.

HUOM! Jananäytöllä alustuu arkipyhäpäivien kohdalle automaattisesti viikkovapaat (W), joten  sitä  ei tule jananäytöllä muuttaa (jos henkilölle ole tarkoitus tehdä työvuoroa).

Mikäli työntekijä on vuosilomalla koko viikon,  alustetaan hänelle vuosilomapäiviä (L) maanantaista lauantaihin ja sunnuntaille alustetaan viikkovapaa. Lauantai kuluttaa vuosilomapäiviä, mutta siltä ei lasketa tunteja. Jos työntekijän viikkotuntimäärä on esimerkiksi  37,5 h lasketaan viikolta kuusi kappaletta lomapäiviä ja tunteja 37,5.